Статьи

Сервис офисной печати. Аутсорсинг офисной печати.  12.10.2015 15:43

Преимущества сервиса офисной печати

Сервис печати имеет множество преимуществ.

• Сокращаются расходы на среднюю печать листа примерно на 30%. Это дает возможность использовать сэкономленные деньги в другой сфере;
• Не нужно изыскивать денежные средства и терять время на покупку подобного оборудования и комплектующих к нему. Зачастую у предприятий имеется на балансе устаревшая офисная техника, расходные материалы к которой стоят недешево и найти их очень сложно;
• Не нужно содержать в штате специалистов, которые занимаются обслуживанием принтеров, факсов и МФУ;
• Вы будете застрахованы от и выхода из строя в самое неподходящее время печатно-копировальных устройств из-за их некачественного обслуживания. Если поломка и произойдет, вам будет доставлено другое исправное оборудование в кратчайшие сроки;
• Организации не придется платить имущественный налог на подобную технику, что дает дополнительную экономию.
• Оплата по договору проводится всего раз в месяц, что гораздо удобнее постоянных затрат на бумагу, комплектующие и покупку новых печатно-копировальных устройств взамен старых, вышедших из строя.
• Ваша фирма будет обеспечена новой современной техникой, экономичной, удобной, исправной и бесшумной. Это сохранит нервы и здоровье вашим сотрудникам. Ученые давно доказали, что использование старых, давно выработавших свой ресурс печатных устройств, негативно влияет на здоровье людей из-за попадания частиц тонера, разлетающегося из такого «ветерана» в воздух при печати;
• Руководство фирмы сможет контролировать эффективность работы печатно-копировальных устройств и расход материалов, что приучает сотрудников к более экономному расходованию бумаги, и предотвращает использование офисной техники в личных целях;
• Компания, занимающаяся сервисом печати не только занимается сдачей оборудования в аренду и его обслуживанием, но и проводит аудит и оптимизацию работы имеющегося парка оргтехники, что дает возможность печатно-копировальным устройствам работать с полной отдачей. По окончании подобных мероприятий Заказчику будет представлен подробный отчет с указанием количества необходимой техники и описанием возможностей более полноценного ее использования;
• Наша фирма всегда находится в курсе новых решений по оптимизации документооборота, что дает дополнительную экономию за счет снижения количества бизнес-процессов с высокой бумагоемкостью;
• Иногда дорогостоящая техника используется ограниченное время. Например, большой плоттер или принтер нужен предприятию для распечатки конструкторских чертежей только при переходе на новую продукцию. Некоторые принтеры используются только в период прохождения массового документооборота: в начале года, в период проведения инвентаризации и сдачи отчетности, а в остальное время они организации не нужны. До десяти месяцев в году такая техника пылится без дела. Покопийное обслуживание будет прекрасным выходом из такого положения. В рамках договора можно взять в пользование любое оборудование на определенное время, а потом вернуть обратно.

Из чего складывается цена при аутсорсинге офисной печати

В стоимость обслуживания согласно заключенному договору сервиса печати входят:

• аренда печатно-копировальных устройств;
• бумага необходимых форматов;
• расходные материалы (картриджи, тонер);
• проведение профилактических работ;
• предоставление подменного оборудования на период проведения ремонта.

При поломке предоставляется оргтехника, сходная по своим техническим параметрам.

В рамках договора осуществляется:

• предоставление необходимого оборудования как для постоянного, так и для временного использования;
• монтаж, демонтаж, настройка и тестирование предоставленных печатно-копировальных устройств;
• соединение техники с имеющейся локальной сетью и интернетом, администрирование прав доступа, выделение IP-адресов;
• перемещение, перемещение и перенастройка предоставленного оборудования в случае поломки или замены;
• передача неисправной техники в сервисный центр и доставка его после осуществления ремонта;
• диагностика и устранение неполадок в работе устройств, в случае возможности ремонта у заказчика;
• замена картриджей и поставка бумаги, причем цена у аутсордера на «расходники» за счет приобретаемых им больших объемов довольно низкая;
• мониторинг количества сделанных копий и расхода материалов для печати;
• обслуживание техники согласно рекомендациям производителя;
• контроль за состоянием устройств;
• консультаций пользователей по всем вопросам, связанным с эксплуатацией оргтехники.

В конце месяца фирма получает счет за использование печатно-копировальных устройств и оплачивает его. Больше никаких платежей подобный договор не предусматривает.

Скорость и удобство покопийного обслуживания

Все проблемы можно решить довольно быстро, только сообщив поломке в нашу фирму. Исправное оборудование при заключении договора на покопийное обслуживание будет доставлено в офис в кратчайшие сроки, что выгодно отличает аренду от покупки. Попробуем сравнить.

В фирме, которая покупает оргтехнику сама, сломался принтер. Что происходит дальше:

• первый день уйдет на согласование покупки с начальством;
• на второй день при положительном решении руководства будут взяты деньги из кассы и приобретен новый принтер;
• только на третий день (в лучшем случае) печатающее устройство будет настроено и установлено.
• еще хуже дело обстоит дело в организациях, в которых нет возможности купить технику за наличный расчет - данном случае на согласование, оплату и поставку может уйти неделя и больше, а в это время персонал будет испытывать  неудобства.

Сломанную оргтехнику придется везти в ремонт, что ведет к дополнительным затратам и большой потере времени. Если починить устройство не удастся, его нужно будет списывать и снимать с баланса, что влечет за собой оформление актов и разрешительных документов.

Иногда на проведение ремонта уходит длительное время, например, при отсутствии запасных частей к ней в сервисном центре. Когда многострадальное устройство привезут из сервиса, девать его бывает некуда, ведь вместо него давно куплена замена. И стоит принтер или МФУ где-нибудь в темном углу «на всякий случай», пока совсем не устареет морально.

При покопийном обслуживании предприятие избавлено от всех этих мытарств. Приехавшие к вам специалисты заберут неисправное оборудование, и сами будут заниматься ремонтом и поиском комплектующих. Ваши сотрудники будут спокойно работать на подменной оргтехнике.

Все больше предприятий и организаций отказываются от практики закупки печатно-копировальных устройств и приобретения расходных материалов в пользу аутсорсинга офисной печати. Заключение подобного договора – это отличная экономия денег, времени и средств.